CLAVES PARA ESCOGER UNA BUENA AGENCIA DE EVENTOS

CLAVES PARA ESCOGER UNA BUENA AGENCIA DE EVENTOS

 

Son muchas las razones por las que puedes necesitar una agencia:

• Tu actual agencia ha cometidos demasiados errores
• Buscas un cambio de aires, nuevas ideas, originalidad, frescura
• Tu empresa nunca ha trabajado con una agencia y no sabes a quien acudir
• Necesitas barajar más de una opción

Sea cual sea tu razón, ya estás en ese punto en el que tienes que decidirte y probar, pero antes, te invito a que tengas en cuenta algunos consejos.

¿Qué debe de reunir una buena agencia de eventos?

 

EXPERIENCIA

MÁS SABE EL DIABLO POR VIEJO, QUE POR DIABLO

Cerrar los ojos y recordar la porte de mi abuelo mientras pronunciaba esas palabras, me resulta muy fácil, sus manos metidas en los bolsillos mientras removía algo con los dedos y con una medio sonrisa cruzando su cara.

Obviamente, tenía edad y canas suficientes para decir esto y lo que más me asombraba era la calma y la satisfacción que parecía inundarle mientras lo decía. Era como si ya no tuviese que decir nada más, atesoraba una enorme sabiduría que pondría a mi alcance si yo estaba dispuesta a escuchar.

Solo se puede sentir esa calma cuando ya pisas sobre mojado, cuando tienes la certeza de saber hacer las cosas bien, ya has tropezado en el pasado y sabes como esquivar esa piedra tan molesta o encontrar un camino más amable para hacer tu recorrido.

Si quieres evitarte muchos problemas, contrata una agencia con experiencia. El sector de los eventos es probablemente uno de los sectores más estresantes que hay.

Sin duda suceden muchas cosas y muy rápidamente, y solo profesionales habituados a trabajar con infinidad de frentes abiertos, sabrán mantener la calma y ofrecer la respuesta más acorde a la situación.

Te reto a intentar ser creativo cuando estás en medio de un ataque de ansiedad……probablemente acabes llamando MacGyver….

Gran parte de nuestros clientes, han llegado hasta nosotros gracias a las recomendaciones y el sentir de clientes satisfechos con nuestro servicio, por eso, si no conoces a nadie satisfecho con la agencia que contrata para sus eventos, vas a tener que utilizar tus dotes detectivescas.

Una buena manera de saber que piensan otros es bucear por espacios donde directamente te lo cuentan. Las redes sociales propias de la agencia o su página web en su sección de testimonios, es un buen testeo.

Puede que reconozcas en alguno de los testimonios situaciones que van a conectar justo con aquello que necesitas.

Déjate guiar por tu intuición.

 

PlanB

 

 

CAPACIDAD DE REACCIÓN

HUSTON TENEMOS UN PROBLEMA

Seguro que habrás visto alguna campaña publicitaria de la DGT en la que un solo segundo de despiste marca la diferencia entre acabar el día como cualquier otro o que ese sea tu último día….

No me voy a poner tan trágica para explicarte lo importante que es la capacidad de reacción durante un evento, pero si me voy a poner muy pesada para insistir en que jamás dejes tu evento en manos de alguien que no tiene un plan B, plan C o plan D para tu evento.

La capacidad de reacción para abordar los posibles contratiempos en un evento es vital.

La mala noticia es que, podría afirmar que en el 100% de los casos suceden imprevistos.

La buena noticia es que si has escogido bien tu agencia, ni te enterarás.

En todos estos años trabajando en el sector, podría contarte muchas anécdotas de imprevistos: cancelaciones de vuelo, overbooking en hoteles, producción de material a última hora, robo de documentación en destino, terremotos ( si, si, terremotos) lluvia eléctrica en carpa con desalojo, enfermedades de clientes y un largo etc….

Como ves, siempre hay que contar con un plan B pero aún así, hay veces que te pilla por sorpresa y en esos casos, lo que prima, es recurrir a la lógica y utilizar los recursos más cercanos y efectivos.

Y es que, un inconveniente sencillo, se puede convertir en un problema importante si no eres ágil y creativo.

Hace unos meses, despertamos en la ciudad que habíamos escogido para el evento, íbamos a desplazarnos caminando por las calles de esta ciudad. El tiempo que anunciaban era casi primaveral pero la realidad fue bien distinta, había helado. O lo solucionábamos de inmediato o acabábamos en el hospital con unas cuantas espaldas rotas. La solución fue comprar unos sacos de sal gorda y con un carro de carga de material lo esparcimos 10 min antes por toda la ruta.

Ser rápido en la respuesta se apoya en la experiencia pero estar en estado de alerta en los detalles y el desarrollo del evento, hace posible que te adelantes a muchos contratiempos.

Groucho Marx decía, “en las fiestas no te sientes nunca, puede sentarse a tu lado alguien que no te gusta”

En Reinventur nos quedamos de pie….por lo que pueda pasar….

return on investment

EVENTOS Y VIAJES RENTABLES

¿DE QUE TE SIRVE HACER UN EVENTO SI NO ES RENTABLE?

Asegúrate de que tu agencia trabaja bien el mensaje, así de claro.

Si no quieres que tu evento te acabe recordando a la película “No me chilles que no te veo” busca una agencia que trabaje bien la comunicación, porque, una comunicación que no llega tiene un efecto efímero. La parte de asesoría es una oportunidad perfecta para descubrir si estás con las personas indicadas. Te tienen que ayudar a construir juntos una línea de trabajo acorde con los resultados que esperas.

Antes de la crisis, se hacían muchos eventos a lo loco, sin motivos muy detallados. Ahora, cada euro que se invierte debe de estar justificado, lo que nos pone en una situación fantástica a la hora de desarrollar un eventos con coherencia.
Si tu negocio no va tan bien como debería y quieres reunir a los compañeros para trabajar objetivos, hay que trabajar sobre un mensaje que refuerce la idea de austeridad y control, porque si se realizase un evento lujoso, estaríamos confundiendo el mensaje.

Si hacemos un evento para una empresa tecnológica no podemos utilizar unos audiovisuales al uso; comunes.

Los eventos tienen el mismo espíritu que tu marca, tiene una filosofía, unos valores, y tiene un carácter concreto y una historia que contar, y al igual que con tu marca, hay que saber definir todo esto correctamente.

Transformar las emociones en resultados es el quid de la cuestión.

 

 

EVENTOS ÚNICOS

LA PRIMERA IDEA DE EVENTO QUE TIENES NO ES ORIGINAL, ES LA QUE TIENE TODO EL MUNDO.

Tu agencia debe de tener una batería de propuestas preparada y lista para emocionar. Solo así puedes saber si te encuentras frente a un equipo de profesionales que tienen como máxima que la creatividad es un pilar importantísimo en los eventos.

Trabajar el músculo de la creatividad llega a ser adictivo y muy satisfactorio. Hay que dedicarle tiempo y esfuerzo, solo así se vuelve fuerte y lustroso. Cuando un cliente te propone un reto, y ya has entrado en esta dinámica… se dispara la adrenalina.

Hace no mucho, un cliente nos plantearon diseñar un evento que tuviese como hilo conductor “el Paris oculto”, ese Paris que solo viven los parisinos y en especial aquellos que transitan los rincones poco conocidos y especiales.

Empezamos a diseñar la propuesta con el procedimiento al uso, planteamos a nuestros proveedores la necesidad, pero no nos enviaban nada que nos ilusionase, o no era atractivo o no estaba en coherencia. Y por experiencia, sabemos que podemos diseñar un programa “correcto” y muy posiblemente a ti también te lo va a parecer, pero hay que ir más allá si queremos que consiga un impacto que perdure en el tiempo. Así que, ¡¡¡vamos a darle una vuelta de tuerca, o dos, o las que hagan falta¡¡¡

Después de mucha investigación, hicimos un listado de historias, anécdotas y lugares que nos llamaron la atención y nos fuimos a recorrer las calles, literalmente, para revisar si realmente era interesante y atractivo. Unos cuantos giros de cintura después, habíamos diseñado un programa en el que podíamos pasear por pasajes secretos, catar vinos en los únicos viñedos del centro de Paris o ponerse en la piel de una dama de alta costura en el taller de Yves St Laurent.

Diversión, emoción y exclusividad, habíamos dado con el espíritu del mensaje que queríamos transmitir. Lo pasamos de miedo, ahora si, ahora ya teníamos entre las manos algo realmente bueno.

Tu tampoco te conformes, busca una agencia que haga de tu evento una experiencia única.

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